Mentalidad de mejora, mentalidad de proyecto

Mentalidad de mejora, mentalidad de proyecto

En la vida hay pocas verdades como esta frase “Tan solo existen tres tipos de personas: los que hacen que las cosas pasen, los que miran las cosas que pasan y los que preguntan qué pasó.” (Nicholas Murray).

Seguramente todos tenemos ideas sobre cómo mejorar nuestro puesto de trabajo, algún proceso, etc, ¿pero lo expresamos como toca? Seguramente muchas veces ni lo decimos, por miedo, inseguridad, pereza… Esto es un gran problema, porque a nivel empresarial, se desecha talento y no se aprovecha la suma de pensamientos que podrían mejorar la realidad.

En mi opinión debemos insistir en adquirir una mentalidad de creación de proyectos, aunque solo sea interna, personal, aunque no llegue a dirección, pero debemos dar un empuje, para que los trabajadores por cuenta ajena se impliquen y agranden su zona de confort.

Cualquier propuesta, cualquier mejora, por pequeña que sea, puede aportar valor a la empresa, por lo tanto ¿Por qué no proponerla?

La mejor manera de realizar una propuesta es una forma de proyecto. Un proyecto nace de:

  1. Una idea
  2. Reconocer un problema
  3. Ver una oportunidad

Ponerlo en práctica, ayudará a

  1. Mejorar o transformar un proceso de la empresa
  2. Adaptarse mejor a los cambios
  3. Explotar una nueva oportunidad de negocio

Una vez llega, por así decirlo, la inspiración, la mejor forma de comunicarla es por escrito, aunque solo sea en un solo folio. De ninguna manera es aceptable presentar esta propuesta enfrente de la máquina de café o en el ascensor, cuando uno se encuentra de pasada a un superior, en medio de su jornada laboral.

En este folio se debe reflexionar de forma corta si esta propuesta:

  1. Encaja con los objetivos y la estrategia de la empresa
  2. Añade valor a la situación actual
  3. Si tiene un beneficio, un retorno de la inversión o qué nivel de coste se debe asumir para llevarla a cabo.
  4. Si se puede llevar a cabo, a nivel de viabilidad técnica y organizativa
  5. Y sinceramente, poco más.

Hacer una propuesta de mejora demuestra interés, originalidad, ganas de mejorar, capacidad para crear y… ¿Qué empleador no quiere a trabajadores así en su empresa?

O visto de otro modo… ¿Que empresario quiere trabajando para él un rebaño de personas que son incapaces de aportar mejoras?

Como la habéis visto de ejemplo de muchas otras prácticas, en esta también. En Google, todos los ingenieros tienen un día a la semana (llamado “free thinking time”) para desarrollar sus propios proyectos, aunque sean muy alejados de la misión de la compañía; también se celebran 8 veces al año días de generación de ideas con hasta 100 ingenieros.

De hecho hay una frase de Steve Jobs que ilustra la esencia de este artículo “No tiene sentido contratar a personas inteligentes y después decirles lo que tienen que hacer. Nosotros contratamos a personas inteligentes para que nos digan qué tenemos que hacer.”

Eso sí, las “personas inteligentes” a las que se refiere Jobs no solo se caracterizan por el mero hecho de serlo, sino por saber usar sus conocimientos y pensamientos para ganarse la vida. Trabajan con la mente para pensar nuevas soluciones y alternativas constantemente, analizando información y planificando estrategias en base a la misma. Se distinguen por ser capaces de generar ideas, no sólo seguir órdenes.

Toda empresa necesita nuevas ideas para mejorar sus operaciones, reducir sus gastos y mantenerse competitiva. ¿De ahora en adelante vas a actuar?

Consejos para mejorar el ambiente de trabajo en tu oficina

Consejos para mejorar el ambiente de trabajo en tu oficina

He elaborado una guía de consejos útiles para aumentar el bienestar mientras se trabaja en la oficina, espero que os sirvan:

• Date algún tiempo por las mañanas antes de trabajar y dedícalo a ti, lo cual te permitirá comenzar el día con mejores ánimos y una sonrisa.
• Cada día entra al trabajo con la idea que puedes hacer algo nuevo, algo creativo que puede ser muy útil para la empresa.
• Toma una pequeña pausa antes que empieces una nueva tarea. Tu mente necesita un momento para prepararse entre cada actividad.
• Sé consciente de lo que estás haciendo y su finalidad. Enfócate, no vale le pena perderse en pensamientos porque te bloqueas.
• Haz lo más importante primero. No malgastes energía con proyectos que no son tan trascendentes en el día a día; maximiza tu rendimiento y realizar las tareas más importantes primero, postergar solamente causa angustias.
• Cuando sientas que no puedes controlar el mal humor, trata de no desquitarlo con un compañero o situación relacionada con tu empleo. Tampoco hables mal de un compañero frente a otro.
• Realiza alguna actividad para revitalizarte después del trabajo. Puede ser ejercicio, baile o una buena caminata.
• Consiéntete a ti mismo. Reconoce tu esfuerzo y date las gracias; encuentra nuevas formas de demostrarte que te amas y cuídate.
• Ten herramientas de captura siempre a mano.En cualquier momento va a surgir una idea, una tarea, un encargo, un contacto o algo que debes anotar. Si no utilizas una herramienta digital para capturar todo eso (tipo Evernote), ten siempre a mano un bloc de notas donde anotar rápidamente cualquier cosa. Siempre a mano pero a la vez escondido.
• Destina los momentos de baja productividad o de mayor cansancio para las tareas manuales, mecánicas y monótonas. Procesar documentos, ordenar papeles, organizar carpetas y ficheros en tu ordenador, comprobar cifras… Hacer todo eso en tus horas de máxima productividad es un error.
• Pide concentración a los que te rodean. Un gesto que no demasiada gente hace y que funciona. Antes de empezar una tarea importante reclama a tus compañeros una tregua y un poco de silencio. Lo entenderán perfectamente porque ellos necesitarán eso mismo poco después para poder hacer bien sus tareas. El compañerismo no sólo está en las cervezas después de la oficina.
• Reduce y limita tus salidas. Hay personas (clientes, proveedores, compañeros…) que lo primero que te dicen para tratar cualquier tema es: “¿por qué no nos vemos y lo hablamos?”. El teléfono, una videoconferencia… hay formas de tratar en remoto casi cualquier tema y son más respetuosas con tu tiempo que hacer una salida. Y si tienes que visitar a alguien, no lo hagas a media mañana o media tarde, o romperás por completo tu ritmo de trabajo.
• Cuenta y comunica tus rutines Que tus compañeros, colaboradores y clientes conozcan tus rutinas de trabajo. Cómo te organizas, cómo haces tus tareas, en qué momentos estás más concentrado… Comunicar eso hará que tú les des un servicio mejor, que colabores mejor, que trabajes mejor con ellos y para ellos. Anima al resto a que hagan lo mismo. (El problema es que casi nadie hace esto.)
• “No me pases llamadas, estoy fuera” Si vas a necesitar una o dos horas para terminar una tarea importante, pide en recepción o a tus compañeros que no te pasen llamadas. Di que vas a salir fuera a una reunión (aunque sea mentira). Terminarás tu tarea (muy bien) y luego podrás devolver las llamadas cuando tú decidas. (Lo mismo aplicable a tu teléfono móvil, que debe estar en silencio y boca abajo. ¡El buzón de voz funciona de maravilla!)
• Haz todo lo posible por no comer en tu mesa de la oficina. Aun cuando te hayas llevado la comida de casa puedes salir fuera o encontrar algún rincón alejado de tu monitor. Si aprovechas bien esa 1-2 horas de la comida, puedes hacer más en tu día y recuperar fuerzas para afrontar lo que queda del día.
• La silla, tu mejor aliada: ajusta su altura hasta colocar tus brazos y tu cuerpo de forma correcta. Las extremidades deben formar un ángulo de flexión con el codo que debe ser superior a 90º. El asiento de trabajo deberá ser estable, proporcionando al usuario libertad de movimiento y procurándole una postura confortable.
• Cuenta con espacio suficiente en tu mesa de trabajo: evita el almacenamiento de materiales que te impidan trabajar con fluidez y comodidad. Ten en tu escritorio los materiales imprescindibles para desarrollar tus tareas diarias.
• Ilumina tu centro de trabajo de forma correcta: para evitar síntomas como la fatiga visual o el dolor de cabeza, un buen sistema de iluminación puede ser de gran utilidad.
• Mantén una buena temperatura: la temperatura de la oficina siempre suele provocar conflictos entre los trabajadores. Se recomienda mantener unos valores termohigrométricos ubicados entre los 20 y los 24º en invierno, y entre los 23 y los 26º en verano.