Kanban (una herramienta de metodología ágil)

Kanban (una herramienta de metodología ágil)

Kanban es una palabra japonesa que significa algo así como “tarjetas visuales” (kan significa visual, y ban tarjeta). Esta técnica se creó en Toyota, y se utilizaba para controlar el avance del trabajo, en el contexto de una línea de producción. Hoy en día destaca como una herramienta de metodología ágil. Por definición, las metodologías ágiles son aquellas que permiten adaptar la forma de trabajo a las condiciones del proyecto, consiguiendo flexibilidad e inmediatez en la respuesta para amoldar el proyecto y su desarrollo a las circunstancias específicas del entorno.

Kanban es un sistema visual para administrar el trabajo a medida que avanza en un desarrollo empresarial. Permite visualizar tanto el flujo, como el trabajo real que pasa por ese proceso. El objetivo principal de Kanban es identificar potenciales cuellos de botella y corregirlos para que el trabajo pueda fluir a través de él, de manera más óptima. Pero también sirve para detectar procesos innecesarios, mejorar la comunicación en un equipo, concienciar sobre la necesidad de desarrollar las tareas, mantener el equipo motivado, ser más flexibles en el día a día y más eficaces.

Además es una metodología prácticamente aplicable a cualquier negocio, departamento o equipo de trabajo y muy económico, ya que para aplicarlo solo hace falta una pizarra blanca, un tablero de corcho o una aplicación informática sencilla de utilizar como puede ser el Trello. 

El tablero más básico de Kanban está compuesto por tres columnas: “Por hacer”, “En proceso” y “Hecho”.  Aunque yo recomiendo, que como mínima haya cuatro “Por Hacer”, “En proceso”, “Pendiente de revisión”, “Hecho”). Pero se puede adaptar a distintos procedimientos, concatenación de tareas, etc.. Eso sí, cada columna, cada apartado, debería tener un número máximo de tareas.

Vamos a imaginar cómo ponerlo en marcha. Digamos que lo utilizamos, por ejemplo, para un departamento comercial. En la columna “Por hacer” pondríamos una tarjeta (blanca), para cada una de las ofertas pendientes de realizar. Estas se deberían ordenar, para darles paso en la siguiente fase de forma ordenada, sin colapsar el sistema. En la columna “En proceso” deberíamos colocar, las que se están construyendo. Aquí podríamos jugar a cambiar de color la tarjeta, cuando haga más de 3 días que esté en este estado y pasarla a amarillo. Y de otro color, cuando haga más de seis, que podría ser el naranja. La gracia de este ejercicio es ver los motivos por los cuales, esta tarea no avanza y procurar buscar soluciones, porque posiblemente sea un problema común. Avanzarían al siguiente estado “Pendiente de revisión” cuando estén totalmente realizadas. En este punto, por ejemplo, un supervisor o un compañero, revisaría la oferta buscando errores. Si los tuviese, la oferta debería volver en el paso anterior, y si, otra vez, de distinto color, por ejemplo el rojo. Las tarjetas rojas que retrocedan, también deberían cambiar de color a lila o negro, si tardan más de tres o seis días, en volver al estado de revisión. Si por el contrario, la oferta fuese correcta, pasaría a darse por terminada, se enviaría al cliente y terminaría en “Hecho”.

Si seguimos este proceder, de una forma visual, aparte de ordenar el trabajo, podríamos comprobar si este avanza linealmente. Si hace 2 semanas, entramos para realizar 15 ofertas y solo 3 están hechas, 5 encalladas en el segundo paso que no han seguido adelante, 5 que se han tumbado en el tercer paso y 2 están pendientes de revisar, estará claro que tenemos varios problemas. Solucionar estas incidencias, permitirá a medio plazo, agilizar este proceso y poder avanzar, sin tanta pérdida de tiempo.

Seguro que si le das un par de vueltas, verás que este sistema se puede aplicar en alguna realidad de tu día a día laboral, porque recuerda que “El trabajo que nunca se empieza es el que tarda más en realizarse” (J.R.R Tolkien).

Los cambios laborales negativos

Los cambios laborales negativos

La realidad actual es que la empresa necesita cambiar continuamente para sobrevivir.

Un ejemplo de empresa cambiante es Nokia. Su historia se remonta al año 1865, cuando Fredrik Idestam y su mujer abrieron una fábrica de pulpa de madera para la fabricación de papel en Finlandia. Unos años después, se unieron a una empresa vecina y empezaron a fabricar botas de goma y neumáticos. En el año 1922, el grupo se hizo con una compañía de cables de Helsinki y así comenzó su expansión en el mundo de las telecomunicaciones. A día de hoy, es propiedad de Microsoft.

El problema de los cambios, sobretodo es cuando se perciben negativamente, por miedo, por desconocer la nueva situación, por no saber cómo afróntalo, etc… Según Elizabeth Kübler-Ross, nuestra reacción a esta situación, sería una concatenación de fases y estados emocionales que se podrían resumir en estas etapas:

1) Inmovilidad. En el primer momento, la persona puede sentir confusión y desorientación, entrar una especie de estado de shock que las paraliza.

2) Negación. Aquí aparece el “No pasa nada” y el “no es posible”. Si la evidencia del cambio, es tan abrumadora que resulta ineludible, habrá los quien lo acepten, pero experimentarán en cualquier caso, una fuerte predisposición a continuar “como si nada hubiera ocurrido”. Puede ser incluso que se piense que “esto son tonterías” que no tienen que ver con la “realidad”. Este tipo de pensamientos impiden que uno se dé cuenta de que esta “realidad” es justamente lo que está desapareciendo, lo que está siendo reemplazada por la otra realidad, que consista en la nueva situación que está llegando.

3) Cólera. Después de los dos puntos de reacción pasiva, puede aparecer una  respuesta más activa y airada, en forma de rabia e indignación, contra aquel que ha llevado la noticia o bien hacia las personas que parecen que son las causantes del cambio.
En esta etapa, los afectados no utilizan su energía para asumir los hechos, ni para adaptarse a la nueva situación. Por el contrario, la aplican en intentar mantener y defender la situación anterior.
4) Negociación. Con esta nueva fase, se persigue el mismo que en la fase anterior: intentar salvaguardar la situación precedente, en la medida que se pueda. Otras veces, puede que intenten obtener beneficios y compensaciones que mejoren su sensación o simplemente, que  busquen realizar maniobras dilatorias con el fin de ganar tiempo y postergar el cambio.

5) Angustia. Su intensidad es directamente proporcional al grado de incertidumbre que presenta la nueva situación. En este punto, las personas afectadas han comenzado ya a reconocer que son en una nueva realidad y que el cambio ha tenido lugar, pero con una visión poco realista, quizás peor de lo que va a ser en el final.

6) Tristeza. Aquí aparece la nostalgia que resulta de la constatación de la del cambio. Se puede tener aunque la persona se quejase de esa situación anterior.

7) Depresión estrechamente ligada a la resignación. Lo más característico de esta fase es la pérdida de impulso. La capacidad de trabajo disminuye y esto refuerza la sensación de ineptitud. La depresión se realimenta en este bucle y la visión de la realidad se distorsiona aún más. La falta de empuje y el cansancio serán la tónica habitual.

8) Asimilación y aceptación. Gradualmente se recupera la capacidad de trabajo y uno empieza a sentirse abierto a oportunidades nuevas. La percepción de la realidad mejora, se hace más realista. Entonces, se puede decir que el cambio ya se ha empezado a asimilar. Y es que el tiempo lo pone todo en su lugar.

Este proceso no es lineal y cada persona lo vivirá de distinta manera. Aunque estoy seguro, que si lo piensas, seguramente verás reacciones que te serán familiares en cambios laborales que hayas tenido. La próxima vez, conociendo los pasos, ¿lo llevarás mejor?

Semanas laborales de 4 días

Semanas laborales de 4 días

¿Imaginas tener todas las semanas un puente que empiece el jueves? Pues esto es una realidad que ya se puede disfrutar en Japón. Es el primer país del mundo donde la jornada laboral es de 4 días, sin tocar el sueldo de los trabajadores, ni aumentar las horas por jornada.
La famosa “huelga a la japonesa” o el peligroso “karoshi” (muerte por exceso de trabajo) son algunos ejemplos del lugar central que ocupa lo laboral en la vida de los nipones. Otro ejemplo reciente de su distinta cultura, es que para festejar el cambio de emperador, este pasado 1 de mayo, el Gobierno decretó varios días libres que, al sumarse a los festivos que ya estaban en el calendario, sumaron 10 jornadas seguidas de descanso. Las vacaciones más largas decretadas desde 1948, que fueron rechazadas en encuestas y criticadas en redes sociales por producir agobio con tanto tiempo de descanso. Su ética laboral, es admirable.
El Gobierno japonés empezó en 2017 a poner en marcha iniciativas de descanso, como el llamado Premium Friday (súper viernes), una campaña que ha tenido un seguimiento muy relativo y que intenta que los empleados se tomen libre la tarde del último viernes de cada mes.
Pero des de este 2019, para muchas empresas japonesas, el último día laborable es el jueves. Y es que el viernes, es el día menos productivo de la semana. Este cambio, parece demostrar que si reducen las horas de trabajo, la gente se concentra mejor, producen lo mismo, a menudo con más calidad y creatividad, y también son más leales a sus empresas. Ya, Henry Ford, en su día, por ejemplo, descubrió que si cambiaba la semana de 60 a 40 horas, los empleados eran más productivos, porque no estaban tan cansados en su tiempo libre.
La medida de trabajar solo cuatro días, puede tener algún punto negativo como podrían ser: que las empresas se ven obligadas a contratar más empleados, la dificultad de coordinación para lugares de trabajo con turnos de trabajo irregulares y que, por lógica, habrá una disminución de las horas extraordinarias, que es una mala noticia por los trabajadores que las cuentan como parte del sueldo.
Eso sí, tiene muchísimos aspectos positivos: como obtener una mayor motivación por parte del empleado, una mayor conciliación con la familia, reducción del estrés, mayor tiempo libre para realizar actividades de ocio, etc… hasta sería beneficioso para el medio ambiente, al reducir los traslados en coche y rebajar el consumo de energía en las oficinas.
Seguramente esta opción o alguna similar, a la larga, se terminará imponiendo a muchos países, teniendo en cuenta que los avances tecnológicos van a reducir y reestructurar la cantidad de trabajo que los humanos necesitan hacer. Y en última instancia vamos a tener que elegir entre más paro o menos horas de trabajo. Estoy seguro de que reducir las horas de trabajo es la opción más responsable socialmente.
Pero me temo, que de momento, aquí no estamos preparados para el cambio y, tengo bastante claro, que este próximo viernes, de momento, lo trabajaré.
Antes de terminar, solo decir que Japón no es una excepción, Nueva Zelanda también ha aplicado una medida similar y Suecia, ha reducido la jornada laboral a solo seis horas. Por el contra, para los que leyendo este artículo quieran poder disfrutar de esta medida, lo siento, pero algunos ya lo hacen, el absentismo laboral crece en España y, además, lo hace alcanzado un máximo en la serie histórica. Durante 2018, 753.000 asalariados no acudieron ni un solo día del año a su puesto de trabajo, una cifra que se traduce en un aumento de 52.000 personas respecto al curso anterior.

Éxito empresarial sin estudios

Éxito empresarial sin estudios

Forbes es una revista especializada en el mundo de los negocios y las finanzas, publicada en Estados Unidos, que cada año publica listas que despiertan gran interés en el ámbito de los negocios, como por ejemplo, la de las personas más ricas del mundo.
Revisando la clasificación de 2019, he visto que en primera posición se puede encontrar a Jeff Bezos, de Amazon, Graduado en Ciencias de la Computación e Ingeniería eléctrica. Pero también aparecen Bill Gates de Microsoft, Amancio Ortega de Inditex, Michael Dell de Dell, Marc Zuckerberg de Facebook y Richard Branson de Virgin, que no tienen terminados los estudios universitarios. De hecho, Amancio Ortega, el único español de las primeras posiciones, abandono el colegio a los 13 años.

Es una paradoja que algunas de las personas que controlan el mundo de los negocios a nivel internacional no tengan titulación universitaria. Líderes empresariales de sectores tan variados como el de la moda, la informática, construcción y ocio en general, apenas cuentan con estudios básicos sin especialización en ningún campo.
Algo que debemos tener claro es que ni el estudio es garantía del éxito, ni el no contar con un título es garantía del fracaso. Lo cierto es que los estudios nunca fueron lo principal para lograr grandes cosas en la vida.

Estos millonarios sin estudios no triunfaron porque dejaran los estudios para pasarse la tarde viendo la tele, sino porque se pusieron a aprender por otro lado, no siguieron en la universidad porque el tipo de educación que recibían era peor que la que podían obtener por sí mismos, tenían grandes ideas debido a su enorme imaginación y capacidad para aplicarlas, tenían un profundo deseo de superación, lo consiguieron porque tenían auténtica pasión por lo que hacían, se rodearon de colaboradores especializados con altas capacidades y comprendieron que, seguir el camino seguro no les llevaría a los resultados extraordinarios que querían.

No me malinterpretéis, no os estoy incitando a que nadie abandone sus estudios, al contrario, defiendo el long life learning, estudiar durante toda la vida y reciclarse es la clave si quieres ser competitivo.

Vivimos en una sociedad que cambia de manera constante y además cada vez exige más conocimientos por lo que estudiar y formarse es básico, pero hay muchas maneras de hacerlo y no todas pasan por seguir la formación reglada.

La importancia del Team Building en las empresas

La importancia del Team Building en las empresas

En el ambiente empresarial los empleados tienen que trabajar con una variedad de personalidades distintas. Los equipos en las empresas son como piezas de puzles que deben encajar perfectamente, sincronizándose entre sus miembros y con los demás departamentos. El éxito en los negocios depende muchas veces de lo bien que los miembros de un equipo puedan cooperar y cumplir las tareas diarias. Las actividades o talleres de team building ayudan a lograr mejores relaciones laborales, que a su vez, tendrán un impacto positivo en los procesos y objetivos de la empresa.

El team building, en la práctica consiste en construir equipos de alto rendimiento, que consigan un elevado nivel de resultados junto a una elevada satisfacción y motivación de sus integrantes.
Por eso lo de ‘team’ (equipo, en inglés) y ‘building’ (edificio o construcción): sumados, los dos conceptos se asocian inmediatamente con altura, la que requiere un equipo para crecer. También podría sintetizarse como ‘construcción de equipos’.

El team building se trata de organizar actividades para fomentar el trabajo en equipo y la cohesión entre los trabajadores con el objetivo de mejorar la coordinación entre ellos y la relación con la empresa.
Este tipo de reuniones y eventos se organizan generalmente fuera de los horarios laborales para transmitir la sensación de tratarse de jornadas de ocio y tiempo libre compartidas con los compañeros. De esta forma no sólo no se pierden horas de trabajo sino que se incentiva a los empleados con actividades de ocio originales que, muy probablemente, ellos no practicarían en su vida personal.
Estas dinámicas de grupo son muy importantes, hay que tomar consciencia de que nuestros empleados y compañeros son antes que nada, personas, y que detrás de cada individuo hay distintas ambiciones, sentimientos, estados anímicos, que ineludiblemente acaban repercutiendo en su modo de trabajo. Si se quiere sacar el mejor potencial de cada trabajador, hay que trabajar en todas sus facetas: tanto la laboral como la profesional. El team building no busca sólo tener trabajadores “contentos”, sino profesionales realizados en todos los niveles.


Los beneficios de aplicar el team building en la organización son muchos:
• Mejora la motivación de los trabajadores.
• Refuerza la confianza mutua entre los distintos miembros del equipo.
• Aumenta el autoconocimiento, fortalezas y debilidades de la persona.
• Mejora el ambiente de trabajo y la creatividad de los equipos.
• Permite hacer un análisis de las posibles correcciones y mejoras que se puedan llevar a cabo dentro de la organización.
• Potencia el liderazgo y la capacidad de delegar responsabilidades.
• Aumenta la resistencia al estrés.
• Estimula la confianza y potencia el espíritu de trabajo en equipo.
• Fomenta la comunicación e integración entre las distintas áreas y miembros de una organización.
• Mejora la reacción de sagacidad e ingenio ante situaciones de presión, cambio o conflictos que puedan surgir.

En resumen, se trata de un instrumento aplicable a cualquier tipo de empresa que desee ver mejoras en el rendimiento y los resultados generales de su organización. Ya sea para mejorar problemas existentes, bien para aumentar el nivel de moral o simplemente para mantenerlo, se trata de un excelente instrumento para potenciar el crecimiento personal y profesional de los empleados, lo que se traduce en una mejor de los resultados, económicos y no económicos para la empresa.

¿Por qué es importante la resiliencia en el entorno de trabajo?

¿Por qué es importante la resiliencia en el entorno de trabajo?

Cada persona reacciona diferente frente a las adversidades: algunos toman actitudes positivas, superan los obstáculos con valentía y sacan provecho de ello, mientras que otros se quedan estancados, prisioneros de recuerdos negativos durante mucho tiempo. Aquellas personas que logran recuperarse fácilmente, que aprenden de los problemas y mantienen un espíritu de esperanza frente a las adversidades se las consideran resilientes.
El término resiliencia tiene su origen en el campo de la Física, donde hace referencia a la capacidad de un cuerpo de recuperar su forma original después de un impacto o deformación.
La resiliencia en el trabajo sería esa capacidad que nos permite asumir de manera flexible las situaciones límite que se den en nuestro entorno laboral.
Con un ritmo laboral cada vez más frenético y en un entorno de incertidumbre y constantes cambios, los profesionales tienen que hacer frente, hoy más que nunca, a jornadas estresantes, problemas, imprevistos, novedades, que producen grandes picos de estrés y ponen a prueba nuestras capacidades.

La resiliencia está formada por dos factores: la capacidad de resistir ante la presión y la elaboración de comportamientos útiles y positivos para actuar en situaciones límites

Las personas resilientes tienen una serie de rasgos que los hacen diferentes a los demás. Los vamos a aplicar al ámbito de trabajo.
· En primer lugar, son muy conscientes de sus capacidades y de aquellos en lo que destacan. A la vez, conocen sus limitaciones y aquellas áreas en las que no están cómodos.
· Intentan rodearse de personas con una visión positiva de la vida
· Los obstáculos se los toman como una oportunidad para aprender y crecer.
· Son perseverantes.
· Tienen flexibilidad ante cambios: saben que los cambios y la evolución son algo necesario para mejorar.

¿Cómo ser resiliente en el trabajo?
· Ser conscientes de nuestras emociones, sobre todo en los momentos tensión. Si ignoramos los temores, jamás podremos tener una actitud positiva frente a ellos.
· Controlando el estrés y la incertidumbre.
· Ser flexible con las opiniones de los demás. Ser capaz de practicar la escucha activa nos evitará discusiones y malentendidos.
· Teniendo paciencia. El frenesí por obtener resultados a corto plazo hace que muchas veces tomemos decisiones precipitadas.

En contra de la creencia popular, la resiliencia no es una cualidad innata de cada persona. Por el contrario, se trata de una habilidad sensible a la experiència. ¿Cómo puedo mejorar mi resiliencia?

· Celebrar tus logros. Plantéate metas y objetivos realistas, divididos en tareas más sencillas. Revisa tu progreso cada día o cada semana y celebra tus logros. Felicítate por el progreso logrado. Creando este hábito aprenderás a enfocarte en las cosas positivas y no solo en los errores y fracasos.
· Intenta ver que los rechazos no son ataques hacia ti, y aprende algo de cada rechazo o error cometido. Utiliza los dasafíos para aprender y cultivar nuevas habilidades y escoge reaccionar bien ante los obstáculos que se te presentan..
· Cultiva una buena relación con tus compañeros. Pasarás gran parte de tu día con ellos, por lo que es clave crear una cultura de cooperación. No solo les ayudará a pasar mejor el día, sino que también podrán apoyarse en el otro cuando se presenten retos y obstáculos.
· Aprende a manejar el estrés y los cambios. Practicar el pensamiento positivo ante las situaciones de estrés te ayudará a cultivar la resiliencia y a ver las situaciones difíciles como oportunidades de crecimiento

El jefe de la felicidad

El jefe de la felicidad


Empecemos con una pregunta clave, que dejaremos al aire: ¿Es posible ser feliz en el trabajo?

En el mundo empresarial han irrumpido paulatinamente términos propios de la lengua inglesa y que se relacionan con los altos cargos en una compañía. Son acrónimos como CEO, COO o CFO, utilizados para denominar los puestos que ocupan los ejecutivos en una empresa. Conviene que conozcas los más frecuentes:
· CEO (Chief Executive Officer). Se trata del Consejero Delegado o Director Ejecutivo de una empresa. Esta figura, que suele ser el propio fundador de la empresa o el creador del modelo de negocio, es responsable último del buen funcionamiento de la empresa y quien toma las decisiones estratégicas de la misma en el mercado.
· COO (Chief Operating Officer). Se refiere al Director de Operaciones, es el máximo responsable de la actividad diaria y su cometido es el de supervisar las operaciones de la empresa con el objetivo de asegurarse de que todos los sistemas están funcionando correctamente.
· CFO (Chief Financial Officer). El propósito del Director Financiero es la planificación económica y financiera de la compañía. Entre sus responsabilidades se encuentra la de decidir la inversión y financiación más conveniente para la empresa.

Estás siglas y cargos, más o menos, ya forman parte de nuestro día a día. Pero hoy, quiero presentarles una nueva opción, el CHO.
El Director de la Felicidad o Chief Happiness Officer, es el encargado de que el ambiente de trabajo sea óptimo y que los empleados estén felices. Su principal tarea es analizar la situación y desarrollar estrategias para fidelizar a los empleados todos los días del año.
La premisa básica es que un trabajador feliz es un trabajador motivado, y con ello más productivo y comprometido con el proyecto de la empresa.

Las principales funciones del CHO son:
· Fomentar del trabajo en equipo. El buen funcionamiento de los equipos es un síntoma del buen funcionamiento de una empresa, no solo a nivel productivo sino también en lo que respecta a la felicidad laboral.
· Realizar una breve encuesta de clima laboral entre sus empleados. Éste es uno de los métodos más eficaces para comprobar que las medidas y acciones puestas en marcha funcionan. Existen app’s que permiten realizarlas.
· Escuchar activamente a los empleados. Es muy importante que sientan que son valorados y que su opinión importa. En esta cuestión juega un papel fundamental el especialista en felicidad, analizando y poniendo a disposición de los trabajadores los canales de comunicación adecuados que garanticen una respuesta a sus necesidades e ideas.
· Mantener un buen ambiente de trabajo. Debe asegurar la búsqueda de un equipo que conecte hasta asegurar un ambiente laboral agradable. También forma parte de sus tareas potenciar la retención de talento en las empresas.
·El CHO es un ejemplo a seguir, por tanto, deberá de cumplir con los valores definidos por la compañía.

A diferencia del clásico Director de Recursos Humanos, con quien comparte funciones, un Chief Happiness Officer está más enfocado a que las áreas de la empresa se orienten a conseguir el mayor grado posible de bienestar y satisfacción de los trabajadores.
Este cargo es una tendencia que viene de Estados Unidos, supuestamente para quedarse. Grandes multinacionales, ya lo han incorporado en su estructura. Y es que la ciencia lo ha medido y lo ha comprobado, de hecho un reciente estudio señala que las personas felices son un 12% más productivas.
Aparte de esta práctica, empresas como Amazon o Netflix, están tomando medidas para incentivar o compensar económicamente a aquellos trabajadores insatisfechos que deseen abandonar la empresa voluntariamente, para justamente, ahorrarse los conflictos que supone tener un trabajador, con esta situación.