¿Qué es un KPI y para qué sirve?

¿Qué es un KPI y para qué sirve?

El término KPI, siglas en inglés, de Key Performance Indicator, cuyo significado en castellano vendría a ser Indicador Clave de Desempeño o Medidor de Desempeño, hace referencia a una serie de métricas que se utilizan para sintetizar la información sobre la eficacia y productividad de las acciones que se lleven a cabo en una empresa con el fin de poder tomar decisiones y determinar aquellas que han sido más efectivas, a la hora de cumplir con los objetivos marcados en un proceso o proyecto concreto.

Los KPI también son conocidos como indicadores de calidad o indicadores clave de negocio que pueden ser utilizados y aplicables en cualquier área de negocio y sector productivo.

En un entorno tan cambiante como es el actual, es necesario comparar periódicamente los resultados que estamos obteniendo con los objetivos fijados. No hay herramientas más potentes para un directivo que los KPI. Son la base del management actual, ya que nos permitirá averiguar si vamos por buen camino o si existen desviaciones negativas. Si no estamos obteniendo los resultados esperados, los KPIs nos permitirán darnos cuenta y poder reaccionar a tiempo. Los KPI siempre han estado allí, otra cosa muy distinta es si los hemos descubierto o, si conociéndolos, no se han aprovechado.

Lo que no se puede medir no se puede controlar; lo que no se puede controlar no se puede gestionar; lo que no se puede gestionar no se puede mejorar.

Para ayudarte a entender mejor que es un KPI, a continuación puedes ver sus características básicas:
• Medible: anteriormente he mencionado que los KPIs son métricas, por tanto su principal característica es que son medibles en unidades.
• Cuantificable: si se puede medir, se puede cuantificar. Por ejemplo si hablamos de unidades monetaria las cuantificaríamos en € o $, por ejemplo. También existen muchos indicadores de gestión que se miden en porcentaje.
• Específico: se debe centrar en un único aspecto a medir, han de ser concretos.
• Temporal: debe poder medirse en el tiempo. Por ejemplo podemos querer medir a diario, de forma semanal, mensual o anual.
• Relevante: el propio término hace referencia a esta característica “indicadores clave de gestión”. Únicamente sirven aquellos factores que sean relevantes para nuestra empresa.

Además de otras características más técnicas como:
• El director general y el equipo directivo de la empresa son quienes actúan en función de los KPI. Estos directivos toman decisiones y hacen preguntas a sus equipos a partir de los mismos.
• Los KPI exigen un claro compromiso y responsabilidad, tanto de directivos como de cargos intermedios o incluso de otros profesionales sin subordinado.
• Los KPI siempre promueven acciones que supongan un impacto positivo en el desempeño de la empresa. Hay que evitar situaciones en las que una métrica mal definida provoque comportamientos disfuncionales en la organización.

Un ejemplo de KPI
Vamos a pensar en una empresa de mensajería que tenga como clave de su negocio la fiabilidad en la entrega de sus paquetes y como KPI fundamental la puntualidad de sus vehículos en los servicios
Este indicador se controlaría desde la Dirección General y desde la Dirección de Operaciones todos los días
Este indicador es un KPI que tiene un impacto en:
• La reducción de costes (menos combustible, vehículos de refuerzo, etc..).
• La satisfacción de los clientes, que tendrán en cuenta su fiabilidad frente a la competencia.
• El ambiente laboral de los conductores, ya que no tendrán que soportar las quejas de los clientes, alargar sus turnos y, además quizás, cobrarán incentivos.
• La capacidad de planificación de las operaciones de la empresa, evitando inversiones innecesarias.

Kanban (una herramienta de metodología ágil)

Kanban (una herramienta de metodología ágil)

Kanban es una palabra japonesa que significa algo así como “tarjetas visuales” (kan significa visual, y ban tarjeta). Esta técnica se creó en Toyota, y se utilizaba para controlar el avance del trabajo, en el contexto de una línea de producción. Hoy en día destaca como una herramienta de metodología ágil. Por definición, las metodologías ágiles son aquellas que permiten adaptar la forma de trabajo a las condiciones del proyecto, consiguiendo flexibilidad e inmediatez en la respuesta para amoldar el proyecto y su desarrollo a las circunstancias específicas del entorno.

Kanban es un sistema visual para administrar el trabajo a medida que avanza en un desarrollo empresarial. Permite visualizar tanto el flujo, como el trabajo real que pasa por ese proceso. El objetivo principal de Kanban es identificar potenciales cuellos de botella y corregirlos para que el trabajo pueda fluir a través de él, de manera más óptima. Pero también sirve para detectar procesos innecesarios, mejorar la comunicación en un equipo, concienciar sobre la necesidad de desarrollar las tareas, mantener el equipo motivado, ser más flexibles en el día a día y más eficaces.

Además es una metodología prácticamente aplicable a cualquier negocio, departamento o equipo de trabajo y muy económico, ya que para aplicarlo solo hace falta una pizarra blanca, un tablero de corcho o una aplicación informática sencilla de utilizar como puede ser el Trello. 

El tablero más básico de Kanban está compuesto por tres columnas: “Por hacer”, “En proceso” y “Hecho”.  Aunque yo recomiendo, que como mínima haya cuatro “Por Hacer”, “En proceso”, “Pendiente de revisión”, “Hecho”). Pero se puede adaptar a distintos procedimientos, concatenación de tareas, etc.. Eso sí, cada columna, cada apartado, debería tener un número máximo de tareas.

Vamos a imaginar cómo ponerlo en marcha. Digamos que lo utilizamos, por ejemplo, para un departamento comercial. En la columna “Por hacer” pondríamos una tarjeta (blanca), para cada una de las ofertas pendientes de realizar. Estas se deberían ordenar, para darles paso en la siguiente fase de forma ordenada, sin colapsar el sistema. En la columna “En proceso” deberíamos colocar, las que se están construyendo. Aquí podríamos jugar a cambiar de color la tarjeta, cuando haga más de 3 días que esté en este estado y pasarla a amarillo. Y de otro color, cuando haga más de seis, que podría ser el naranja. La gracia de este ejercicio es ver los motivos por los cuales, esta tarea no avanza y procurar buscar soluciones, porque posiblemente sea un problema común. Avanzarían al siguiente estado “Pendiente de revisión” cuando estén totalmente realizadas. En este punto, por ejemplo, un supervisor o un compañero, revisaría la oferta buscando errores. Si los tuviese, la oferta debería volver en el paso anterior, y si, otra vez, de distinto color, por ejemplo el rojo. Las tarjetas rojas que retrocedan, también deberían cambiar de color a lila o negro, si tardan más de tres o seis días, en volver al estado de revisión. Si por el contrario, la oferta fuese correcta, pasaría a darse por terminada, se enviaría al cliente y terminaría en “Hecho”.

Si seguimos este proceder, de una forma visual, aparte de ordenar el trabajo, podríamos comprobar si este avanza linealmente. Si hace 2 semanas, entramos para realizar 15 ofertas y solo 3 están hechas, 5 encalladas en el segundo paso que no han seguido adelante, 5 que se han tumbado en el tercer paso y 2 están pendientes de revisar, estará claro que tenemos varios problemas. Solucionar estas incidencias, permitirá a medio plazo, agilizar este proceso y poder avanzar, sin tanta pérdida de tiempo.

Seguro que si le das un par de vueltas, verás que este sistema se puede aplicar en alguna realidad de tu día a día laboral, porque recuerda que “El trabajo que nunca se empieza es el que tarda más en realizarse” (J.R.R Tolkien).

¿Qué es el Efecto Hawthorne?

¿Qué es el Efecto Hawthorne?

El término Efecto Hawthorne fue acuñado por Henry A. Landsberger en 1955. Y se refiere a un experimento que realizó el sociólogo, psicólogo y profesor de Harvard Elton Mayo entre 1924 y 1927, sobre las consecuencias en la productividad de las personas provocadas por alterar la iluminación de la sala de trabajo.

La historia
En la década de 1920 los fabricantes de componentes electrónicos y bombillas afirmaban que la luz eléctrica evitaba los accidentes, protegía la vista de las personas y aumentaba la productividad.
Elton Mayo y un grupo de especialistas en Hawthorne Works en una fábrica de la Western Electric a las afueras de Chicago, se decidieron a hacer diferentes experimentos que modificaron las condiciones de trabajo con el fin de determinar un escenario que lograra optimizar el rendimiento del personal.

El experimento
Dos grupos de operarios señalados para la prueba que hacían la misma operación en condiciones laborales idénticas fueron escogidos para la misma experiencia: un grupo de observación trabajó bajo intensidad de luz variable mientras que el grupo de control, que era el seleccionado, trabajó bajo intensidad de luz constante. Se pretendía conocer el efecto de la iluminación sobre el rendimiento de los operarios.

Los resultados mostraron una relación directa. A mayor iluminación, mayor productividad de los operarios, dejándose constancia de los resultados de las pruebas que parecían bastante razonables.

Pero las pruebas no terminaron allí, uno de los especialistas decidió hacer el experimento en sentido inverso; es decir, analizar la prueba de iluminación disminuyendo la intensidad de la luz. Para sorpresa de los que realizaban el experimento, se encontró que las condiciones de productividad no variaban y que los trabajadores igualmente seguían elevando su rendimiento personal, luego, se dedujo que la intensidad de la luz no afectaba el rendimiento personal.

Por lo tanto…. ¿qué era lo que estimulaba a los trabajadores?

La conclusión

Los trabajadores respondían por la atención que los jefes centraban sobre su esfuerzo. La percepción que tenía el operario de una mayor preocupación por parte de la dirección hacia ellos los motivaba, dando como consecuencia la respuesta de conseguir los resultados que la empresa esperaba: el optimizar el rendimiento.
Estos experimentos fueron los inicios de lo conocido hoy en día como psicología industrial. Al cabo de pocos meses se empezaron a evaluar cuanto debían durar las jornadas, si los descansos eran positivos, que motivaba los trabajadores, porqué la productividad humana no es constante y ayudaron a poner los cimientos de las condiciones laborales actuales.

La conclusión actualizada
Como empresa, es muy importante que se pueda ofrecer a los trabajadores las mejores condiciones a nivel de ergonomía, a nivel postural, con buena iluminación, bajo ruido y buena temperatura, etc
Pero también es muy importante, que el empleado perciba, que la organización está preocupada y que está actuando siempre, para ofrecer unas buenas condiciones laborales, solo así, el efecto motivador será real y los resultados excelentes.

¿Quién te roba el tiempo en el trabajo?

¿Quién te roba el tiempo en el trabajo?

¿Recuerdas la frase “El tiempo es oro.”?

Es posible que hoy tuvieras mucho trabajo urgente, con gran dificultad y que te sea imposible terminarlo, pero…. reconozcámoslo, puede ser que hoy hayas estado más distraído de la cuenta y otros quehaceres te hayan apartado de lo era realmente importante. ¿Te suena de algo?

Vamos a analizar los principales motivos de pérdida de tiempo:
1) Mirar con demasiada frecuencia el teléfono móvil personal. Ya sea por notificaciones de redes sociales, los grupos de Watsapp, mirar los correos recibidos o simplemente, mirar por mirar, debido a la gran dependencia que tenemos hacía este aparato electrónico.
2) Compañeros ociosos, que por nuestra educación y afán de ser sociables, se les da conversación sin parar.
3) Reuniones de trabajo sin planificación, estructura, ni resultados que solo sirven para calentar la silla.
4) Tareas personales, como comprar por internet, hacer gestiones con el banco, recibir envíos de compras hechas por internet, etc.
5) Buscar empleo. Aunque parezca mentida, en vez de dedicarnos a mejorar en el puesto actual preferimos buscar uno nuevo, donde seguir con la misma dinàmica.
6) Aplazar tareas. Si, de forma habitual, dejas para otro momento las tareas que menos te gustan, éstas terminarán volviendo con un efecto destructivo sobre tu organización personal (provocando el ya mencionado estado de emergència.
7) Malos hábitos como copiar a demasiadas personas en un correo electrónico o usar “responder a todos” en exceso.
8) Hacer las tareas a medias o no terminarlas del todo, esperando que el que las reciba, lo haga.

¿Qué día producimos menos?
Los lunes por la mañana y los viernes por la tarde. Básicamente se hablando del anterior o el próximo fin de semana

¿En qué perdemos el tiempo?
Internet (uso personal) 44,70%
Hablando con compañeros 23,40%
Realizando negocios personales 6,80%
Esparcimiento 3,90%
Recados fuera de la oficina 3,10%
Llamadas telefónicas personales 2,30%
Buscando nuevos empleos 1,30%
Haciendo planes personales 1,00%
Llegar tarde 1,00%
Otros 12,50%

¿Qué supuestos motivos hay para perder el tiempo de trabajo?
No tengo suficiente trabajo 33,20%
Para lo que me pagan… 23,40%
Los compañeros me distraen 14,70%
No tengo tiempo después del trabajo 12,00%
Otros 16,70%

Algunas  de las soluciones que pueden aplicar los empleadores, son las siguientes:
1) Concienciar al empleado, del tiempo que puede llegar a perder en un día, generalmente, nunca lo ha ni pensado.
2) Repartir las cargas de trabajo de modo más uniforme posible, para que todos estén igual de ocupados.
3) Pagar al trabajador por lo que consigue, no por el tiempo que tarda en hacerlo.
4) Regular el uso de smartphones en el horario laboral.
5) Evitar espacios de trabajo diáfanos que faciliten posibles distracciones.
6) Retirar la posibilidad de recibir pedidos personales en la empresa.
7) Aumento del de control en horarios de entrada y salida (respetando la jornada laboral de los trabajadores).
8) Ofrecer cursos de formación sobre gestión del tiempo.
9) Comparar el rendimiento de los trabajadores para desenmascarar a los que más tiempo pierden y provocar su reacción.

¿Cómo enfrentarse a errores laborales?

¿Cómo enfrentarse a errores laborales?

Por desgracia, todos cometemos errores en el entorno laboral.

Y… por poco que puedas… aléjate de quienes nunca cometan errores.

La mayoría de los errores derivan de no tener la suficiente atención en el trabajo que se está realizando. Esto puede venir de:

  • Estar realizando demasiadas tareas a la vez
  • De un déficit de implicación

La primera tiene una solución fácil. Ser un multitarea es difícil, debemos ser conscientes de nuestras limitaciones y no querer abarcar más de posible. Para la segunda opción, únicamente se requiere motivación por realizar correctamente el trabajo.

Una vez se ha cometido el error, solo hay un camino válido a seguir. Es el siguiente:

  • Establecer cuál ha sido el origen.
  • Buscar las posibles soluciones
  • Probar las soluciones por orden de más eficientes/viables a menos
  • Estandarizar como válida una única solución
  • Crear o modificar el procedimiento de la tarea, para que se disminuya o elimine la posibilidad de error.

Una herramienta que recomiendo utilizar es la siguiente:

https://empreserio.wordpress.com/2016/05/25/pdca-o-ciclo-de-deming/

Lo que no se puede permitir cuando se comete un error es:

  • No reconocerlo -> si no se reconoce, no se puede prevenir
  • No buscar el origen -> Si no buscamos la causa, volverá a suceder
  • Intentar buscar esconderlo lo antes posible -> Un error, tiene utilidad si se trata correctamente.

Un error puede ser una oportunidad de mejora o, por el contrario,  puede ser la primera pieza de un castillo de naipes (de errores sucesivos) que desmotivan, empeoran la calidad del trabajo y provocan perdidas económicas.

Sin duda, nadie quiere equivocarse, pero solo hay una cosa peor y es…. repetir el error.

El hombre que ha cometido un error y no lo corrige comete otro error mayor. Confucio (551 AC-478 AC) Filósofo chino.

Metodología 5S

Metodología 5S

La metodología de las 5S se creó en Toyota, en los años 60, y agrupa una serie de actividades que se desarrollan con el objetivo de crear condiciones de trabajo que permitan la ejecución de labores de forma organizada, ordenada y limpia

Las 5S son:

Seiri ( en español Clasificación )
Antes de empezar con la primera deberíamos hacernos preguntas sobre los objectos que tenemos en la empresa o departamento:
¿ Lo utilizo?  ¿ Debe ser guardado?  ¿Puede ser útil para otra persona? ¿ Se debe reparar o vender? ¿ Lo puedo tirar?
Debemos descartar, vender, tirar, todo aquello que no nos dé una utilitdad. Nos ocupa espacio, nos quita libertad de operación, puede dar mala imagen y siempre sube los costes de mantenimiento y limpieza

Seiton ( en español Orden y Descarte )
Cada herramienta, accesorio, etc,  debe tener un único, y exclusivo lugar donde debe encontrarse antes de su uso, y después de utilizarlo debe volver a él. Todo debe estar disponible y próximo en el lugar de uso.
Gastar menos tiempo en buscar el objeto necesario, disminuye el cansancio y aumenta la productividad

Seisò ( en español Limpieza )
Toda persona deberá conocer la importancia de estar en un ambiente limpio e integrar la limpieza como parte del Trabajo
Es fundamental para la imagen interna y externa de la empresa, para la salud de los trabajadores. El objetivo no es impresionar a las visitas sino tener el ambiente ideal para trabajar a gusto y obtener la Calidad Total

Seiketsu (en español Estandarización )
Mantener el grado de organización, orden y limpieza alcanzado con las tres primeras fases; a través de señalización, manuales, procedimientos y normas de apoyo.
El responsable de la implantación debe realizar periódicamente de visitas a toda la empresa y detecta aquellos puntos que necesitan de mejora. Debe dar instrucciones y procedimientos de trabajo para ayuda a las personas a evitar errores en las operaciones en sus lugares de trabajo.

Shitsuke ( en español Mantener la disciplina )
Es el deseo de crear un entorno de trabajo en base de buenos hábitos.
Mediante el entrenamiento y la formación para todos y la puesta en práctica de estos conceptos, es como se consigue romper con los malos hábitos pasados.
Es buscar el crecimiento a nivel humano y personal, a nivel de autodisciplina y autosatisfacción.

¿Qué son Poka Yokes ?

¿Qué son Poka Yokes ?

Cuantas veces se puede llegar a escuchar la frase

“Es que siempre se ha hecho así … !”

En el mundo de la manufactura o fabricación, existe una solución, los Poka Yokes.
Poka-Yoke es una técnica de calidad desarrollada en Toyota en la década de los 60’s, por el ingeniero Shigeo Shingo dentro de lo que se conoce como Sistema de Producción Toyota (TPS) y que significa “a prueba de errores”. La idea principal es la de crear un proceso donde sea imposible realizar errores

Sus tres reglas son

  • No acepte un defecto
  • No haga un defecto
  • No pase un defecto al siguiente punto de producción

Los métodos que se utilizan para que un objeto o dispositivo esté a prueba de errores son los códigos de colores, las formas, los tamaños y la disposición de los elementos. Os pongo algunos ejemplos:

  • Los cables que tiene un color distinto para cada conexión
  • Conectores que solo permiten que se entren de una forma
  • Máquinas que no se encienden sin cerrar la tapa
  • Detectores de proximidad, luz o presencia
  • Flechas o indicaciones de cómo realizar un proceso

Metodología para crear un pokayoke. Para poder mejorar un proceso, hace falta:

  • Un equipo de trabajo con buena actitud para mejorar.
  • Identificar el problema y buscar su causa
  • Hacer una lluvia de ideas para encontrar las mejores herramientas, formación, maquinas, etc
  • Implementar la idea
  • Monitorear y estandarizar

Beneficios de Poka-Yoke

  • Prevenir  errores y pérdidas en  el proceso realizadas por el personal.
  • Mejorar el proceso para lograr realizarlo bien desde la primera vez
  • Reducir la variación en procesos de producción