Mentalidad de mejora, mentalidad de proyecto

Mentalidad de mejora, mentalidad de proyecto

En la vida hay pocas verdades como esta frase “Tan solo existen tres tipos de personas: los que hacen que las cosas pasen, los que miran las cosas que pasan y los que preguntan qué pasó.” (Nicholas Murray).

Seguramente todos tenemos ideas sobre cómo mejorar nuestro puesto de trabajo, algún proceso, etc, ¿pero lo expresamos como toca? Seguramente muchas veces ni lo decimos, por miedo, inseguridad, pereza… Esto es un gran problema, porque a nivel empresarial, se desecha talento y no se aprovecha la suma de pensamientos que podrían mejorar la realidad.

En mi opinión debemos insistir en adquirir una mentalidad de creación de proyectos, aunque solo sea interna, personal, aunque no llegue a dirección, pero debemos dar un empuje, para que los trabajadores por cuenta ajena se impliquen y agranden su zona de confort.

Cualquier propuesta, cualquier mejora, por pequeña que sea, puede aportar valor a la empresa, por lo tanto ¿Por qué no proponerla?

La mejor manera de realizar una propuesta es una forma de proyecto. Un proyecto nace de:

  1. Una idea
  2. Reconocer un problema
  3. Ver una oportunidad

Ponerlo en práctica, ayudará a

  1. Mejorar o transformar un proceso de la empresa
  2. Adaptarse mejor a los cambios
  3. Explotar una nueva oportunidad de negocio

Una vez llega, por así decirlo, la inspiración, la mejor forma de comunicarla es por escrito, aunque solo sea en un solo folio. De ninguna manera es aceptable presentar esta propuesta enfrente de la máquina de café o en el ascensor, cuando uno se encuentra de pasada a un superior, en medio de su jornada laboral.

En este folio se debe reflexionar de forma corta si esta propuesta:

  1. Encaja con los objetivos y la estrategia de la empresa
  2. Añade valor a la situación actual
  3. Si tiene un beneficio, un retorno de la inversión o qué nivel de coste se debe asumir para llevarla a cabo.
  4. Si se puede llevar a cabo, a nivel de viabilidad técnica y organizativa
  5. Y sinceramente, poco más.

Hacer una propuesta de mejora demuestra interés, originalidad, ganas de mejorar, capacidad para crear y… ¿Qué empleador no quiere a trabajadores así en su empresa?

O visto de otro modo… ¿Que empresario quiere trabajando para él un rebaño de personas que son incapaces de aportar mejoras?

Como la habéis visto de ejemplo de muchas otras prácticas, en esta también. En Google, todos los ingenieros tienen un día a la semana (llamado “free thinking time”) para desarrollar sus propios proyectos, aunque sean muy alejados de la misión de la compañía; también se celebran 8 veces al año días de generación de ideas con hasta 100 ingenieros.

De hecho hay una frase de Steve Jobs que ilustra la esencia de este artículo “No tiene sentido contratar a personas inteligentes y después decirles lo que tienen que hacer. Nosotros contratamos a personas inteligentes para que nos digan qué tenemos que hacer.”

Eso sí, las “personas inteligentes” a las que se refiere Jobs no solo se caracterizan por el mero hecho de serlo, sino por saber usar sus conocimientos y pensamientos para ganarse la vida. Trabajan con la mente para pensar nuevas soluciones y alternativas constantemente, analizando información y planificando estrategias en base a la misma. Se distinguen por ser capaces de generar ideas, no sólo seguir órdenes.

Toda empresa necesita nuevas ideas para mejorar sus operaciones, reducir sus gastos y mantenerse competitiva. ¿De ahora en adelante vas a actuar?

La multitarea o multitasking ¿realmente es una ventaja?

La multitarea o multitasking ¿realmente es una ventaja?

La multitarea o multitasking lleva tiempo presente en nuestras vidas. La capacidad de hacer más de una tarea a la vez se asocia con la productividad y el ahorro de tiempo.

Pero ¿es realmente efectiva?

Des de hace unos años todos los profesionales vivimos atados a un Smartphone que nos da la falsa ilusión de que podemos hacer un montón de cosas a la vez. Sin mencionar que, a veces, parece que todo es urgente: sea el correo electrónico, cuya notificación apareció en la pantalla, el mensaje de WhatsApp o cualquier otra notificación. Seguro que más de una vez, hablando por teléfono con un cliente, mientras mandas un email y respondes un Whatsapp a un compañero, mientras sientes que lo estás haciendo todo y todo bien, quizás  el cliente te ha dicho: “¿me estás escuchando?” o te das cuenta de que has enviado un email con faltas de ortografía y hasta con frases sin sentido. Y es que es normal que haya un problema, porque no eres un malabarista.

Muchas empresas valoran que sus trabajadores tengan un “perfil multitarea”. Y nosotros mismos destacamos entre nuestros talentos o competencias la capacidad de hacer más de una cosa a la vez. La cuestión es que ser multitarea, no es lo mismo que ser polivalente. Esto último sí se puede considerar como una virtud en la mayoría de los casos, siempre que implique alternar tareas que dominamos, no combinarlas ni simultanearlas.

¿Por qué debes evitar hacer muchas cosas a la vez?

Así como dos cuerpos no ocupan el mismo lugar en el espacio, también es físicamente imposible para nuestro cerebro realizar más de una tarea a la vez, excepto para actividades automáticas, como respirar y digerir. Lo que entendemos como multitarea es básicamente la tendencia del cerebro a cambiar rápidamente de foco de atención.

Hacer varias cosas a la vez no es nada recomendable, por múltiples razones:

  1. Disminuye tu eficiencia. Cuando realizas dos tareas al mismo tiempo tardas más que si haces primero una y después la otra, porque al tiempo que necesita cada tarea tienes que añadir el tiempo que requieren todos los cambios de atención entre una y otra.
  2. Disminuye la calidad de tu trabajo. Los continuos cambios de atención hacen que tu cerebro sea más proclive a cometer errores. Y cuanto más complicadas sean las tareas que estás ejecutando a la vez, más alta será la probabilidad de equivocarte.
  3. Aumenta tu estrés. Esta forma de trabajo incrementa las pulsaciones del corazón y libera cortisol, la hormona que utilizamos para gestionar el estrés. Además, hace que seas una persona más distante y fácil de enfadar.
  4. Disminuye tu capacidad de disfrutar. Si te acostumbras a vivir así, tu capacidad de prestar atención a las cosas irá disminuyendo y no serás capaz de disfrutar de muchos de los acontecimientos que hacen la vida interesante.
  5. La dos últimas razones nos llevan irremediablemente a otra consecuencia: tus relaciones se resentirán.
  6. Es peligroso. Mirando una dirección en el gps del teléfono me caí por la calle. Si la distracción la hubiese tenido conduciendo, imagínate el resultado.

Para evitar caer en la trampa de la multitarea, existen estas técnicas:

  1. Crear un calendario con bloques de tiempo asignados a tareas, sin distracciones, eliminado las notificaciones y el email, durante cortos tiempos.
  2. Dedicar cada día de la semana a una sola tarea principal: día de realizar las facturas, día de reuniones, día de visitas comerciales, etc
  3. Diciendo que no a las tareas no necesarias y que no se pueden asumir.
  4. Trabajando con pequeñas metas buscando solo realizar pausas, entre objetivo y objetivo.

El esfuerzo laboral diario

El esfuerzo laboral diario

Cuentan que en un país lejano… érase un vez un trabajador que no siempre cumplía con su horario, que postergaba las tareas, que “nunca se equivocaba” y que tenía bajas injustificadas, que asimismo, recibía aumentos salariales cada año, días de vacaciones extra, pagas de beneficios, un buen coche de empresa y hasta la plaza de aparcamiento más cerca de la puerta. ¿A que nadie se cree este cuento?

Un trabajador vale por lo que sabe, lo que hace y sobre todo por como resuelve los problemas que van surgiendo y se va adaptando a las nuevas situaciones, en resumen, por lo que se esforzó, por lo que esfuerza y por lo que se esforzará.
Y es que ninguna empresa va a regalar nada a un trabajador que no de la talla. A este trabajador siempre le que queda confiar en la suerte, pero…esta no siempre aparece y suele ser mejor apostar por el esfuerzo y el trabajo. Nuestra sociedad nos ha creado el falso sueño que saliendo en los medios de comunicación, inventando un personaje o una estrategia, podemos ser ricos y famosos en un momento, pero estos son la excepción.
El esfuerzo es dignidad, es intentar hacer las cosas mejor, siempre con una sonrisa, con ganas de seguir luchando día a día, hora a hora y minuto a minuto. No se puede querer todo a corto plazo, los grandes éxitos se van cultivando con el paso del tiempo.
Siempre puede salir, la mala pregunta tendenciosa: ¿Por qué esforzarme si no voy a cobrar más? Pues la respuesta es fácil, porque sin esta energía enfocada, nunca va a mejorar la situación actual. Quizás en otro empleo, en otra empresa o simplemente en otra situación, pero tarde o temprano el esfuerzo es recompensado.

Si en tu entorno de trabajo tienes a algún compañero que:
1) Siempre tenga mal día, que crea que vive en un infierno laboral, que no soporte al jefe…
2) Espere siempre le digan qué, cómo y cuándo hacer su trabajo…
3) Le importe poco o nada el resultado de su tareas…
4) No tenga ninguna vinculación, ni agradecimiento para la empresa…
5) Que se crea que está destinado a realizar funciones más grandes e más importantes y que solo cuando lleguen ya dará lo mejor de sí…

Si puedes y le quieres hacer un favor, que lea las siguientes líneas.
“Hay una fuerza motriz más poderosa que el vapor, la electricidad y la energía atómica: la voluntad”.(Albert Einstein) y “La satisfacción radica en el esfuerzo, no en el logro. El esfuerzo total es una victoria completa”. (Mahatma Gandhi)

La alternativa a lo contado hasta ahora es la Ley del mínimo esfuerzo, que se base en que cuando algo se puede hacer de diferentes maneras, siempre la mejor opción es la que implique un menor gasto de energía. ¿Por qué? Porque es más eficiente, lo que nos lleva a obtener el mismo resultado empleando menos esfuerzo. Las máquinas en general se diseñan para que sigan esa ley. Conseguir un resultado predeterminado con el mínimo esfuerzo posible, es la máxima optimización. ¿Pero conoces a alguna persona que haya obtenido alguna ventaja así? Y aunque hayas conocido a la excepción ¿Realmente crees que es un ejemplo para alguien?

Mindfulness para el trabajo.

Mindfulness para el trabajo.

El mundo laboral está lleno de objetivos, plazos y cumplimientos, donde todo es importante y urgente. Según la Agencia Europea para la Seguridad y Salud Laboral (EU-OSHA), el estrés ya afecta al 28% de los trabajadores europeos. Se trata de un problema creciente que afecta al ámbito empresarial por el absentismo laboral que provoca. Para contrarrestarlo, empresas referentes como Apple, Google, Nike o eBay ya han empezado a utilizar el mindfulness en sus oficinas, una técnica de atención plena en el trabajo con la que sólo se consiguen beneficios. ¡Sigue leyendo!

De hecho, La Organización Mundial de la Salud (OMS) ha definido al estrés laboral como una “epidemia mundial”.

La práctica de Mindfulness es un entrenamiento sistemático de la atención que permite a las personas desarrollar recursos internos de auto-observación y auto-regulación, que brindan la posibilidad de desactivar la reacción automática del estrés crónico, a través de observar claramente las reacciones corporales y emocionales que surgen frente a un estresor.

Las personas aprenden a detenerse, hacer una pausa y responder de manera más adaptativa, desactivando la cadena reactiva que se genera en el estrés crónico. Esto implica entrenar la mente para estar plenamente atento en el momento presente, justamente lo contrario a lo que sucede en la reacción crónica del estrés.

El mindfulness como un hábito saludable en el trabajo con infinidad de beneficios, entre los que se pueden destacar:

  1. Mejora la gestión de situaciones complejas o estresantes, sin nervios
  2. Favorece la inteligencia emocional, la creatividad y la innovación
  3. Claridad en la resolución de conflictos y en la toma de decisiones
  4. Mejora el trabajo en equipo y la comunicación entre compañeros
  5. Reduce el nivel de ansiedad para dar paso a la calma y a la estabilidad
  6. Aumenta el nivel de energía y productividad

Ejercicio para realizar antes de llegar al trabajo:

  • Tanto si utilizas transporte privado como público, presta atención a tu respiración y a tus movimientos. En especial si conduces a diario por el mismo trayecto, para evitar encender el “piloto automático”. Éste es el momento adecuado para estar más presente que nunca, disfruta del trayecto y observa que se trata de un nuevo día aún por empezar.

Algunos de les ejercicios que se pueden realizar durante la jornada:

  • Evita estar pendiente del entorno. Trata de centrarte en lo que estás haciendo y no atiendas a lo que comentan dos compañeros un poco más allá, quién entra y quién sale, qué se escucha en la calle, quién te acaba de poner un whtasapp…
  • Siguiendo con la misma línea, pon freno a la multitarea. A veces se quieren hacer demasiadas cosas al mismo tiempo. La consecuencia es que no terminas de estar presente en ninguna y los errores se multiplican. Por otro lado, la sensación que se te queda es la de que has hecho muchas cosas, pero todo por encima, hay una falta de control sobre el proceso. Trata de centrarte en una sola tarea cada vez.
  • Busca un espacio durante la jornada para hacer una meditación de un minuto. Cierra los ojos y lentamente inspire y exhale. Concéntrate en la expansión y contracción de su caja torácica, e intenta no pensar en nada más. Si cualquier otro pensamiento entra en tu mente, se consciente de ello y descártalo, volviendo a concentrarse en la respiración.
  • Evita castigarte. De nada sirve que lamentarse continuamente de las tareas a realizar. Además de practicar el pensamiento positivo, es importante no juzgarse, ni quejarse, pues esto nos desbloquea para seguir adelante.
  • Ejercicio de estar presente. Escoge algo que utilices habitualmente, por ejemplo la tetera de la cocina en la oficina y úsala como foco de atención plena. Reflexiona sobre cómo la sientes contra su piel, cómo funciona y para qué lo usas. Por ejemplo, se consciente de lo estupendo que es que una tetera pueda hervir agua en minutos y piense en lo afortunado que es de tener acceso a agua potable y electricidad.

Por último, al terminar el día laboral, y en el camino de regreso a casa, trata de hacer una transición consciente, notando que ya finalizó la tarea en ese día, y poder disponerse para estar plenamente presente al llegar a su casa. Si puedes acompáñate de música, en este proceso.

Integrar el mindfulness en el trabajo es beneficioso y posible. Si tienes motivación para hacerlo, te recomiendo que empieces con la técnica que más fácil te resulte y analices los resultados.

¿Cómo enfrentarse a errores laborales?

Por desgracia, todos cometemos errores en el entorno laboral.

Y… por poco que puedas… aléjate de quienes nunca cometan errores.

La mayoría de los errores derivan de no tener la suficiente atención en el trabajo que se está realizando. Esto puede venir de:
1)    Estar realizando demasiadas tareas a la vez
2)    De un déficit de implicación
La primera tiene una solución fácil. Ser un multitarea es difícil, debemos ser conscientes de nuestras limitaciones y no querer abarcar más de posible. Para la segunda opción, únicamente se requiere motivación por realizar correctamente el trabajo.

Una vez se ha cometido el error, solo hay un camino válido a seguir. Es el siguiente:
1)    Establecer cuál ha sido el origen.
2)    Buscar las posibles soluciones
3)    Probar las soluciones por orden de más eficientes/viables a menos
4)    Estandarizar como válida una única solución
5)    Crear o modificar el procedimiento de la tarea, para que se disminuya o elimine la posibilidad de error.

Una herramienta que recomiendo utilizar es la siguiente:
https://empreserio.wordpress.com/2016/05/25/pdca-o-ciclo-de-deming/

Lo que no se puede permitir cuando se comete un error es:
1)    No reconocerlo -> si no se reconoce, no se puede prevenir
2)    No buscar el origen -> Si no buscamos la causa, volverá a suceder
3)    Intentar buscar esconderlo lo antes posible -> Un error, tiene utilidad si se trata correctamente.

Un error puede ser una oportunidad de mejora o, por el contrario,  puede ser la primera pieza de un castillo de naipes (de errores sucesivos) que desmotivan, empeoran la calidad del trabajo y provocan perdidas económicas.

Sin duda, nadie quiere equivocarse, pero solo hay una cosa peor y es…. repetir el error.

El hombre que ha cometido un error y no lo corrige comete otro error mayor.
Confucio (551 AC-478 AC) Filósofo chino.

¿Quieres ser más productivo y eficiente en tu trabajo?

¿Quieres ser más productivo y eficiente en tu trabajo?

Un trabajador no es mejor por estar más horas en su puesto. Hay que desterrar la cultura del “presentismo” y sacar más rendimiento a cada hora trabajada. Que determinadas formas de trabajar se arrastren desde mucho tiempo atrás, no significa que sean las correctas ni las más apropiadas para los tiempos actuales. Un trabajador no puede ir brincando de tarea en tarea sin sentido, debe ir paso a paso, abordando y finalizando cada una de ellas. Se dice que “el tiempo es oro” y en la empresa esa afirmación adquiere su máxima dimensión. Si directivos y trabajadores no son conscientes del valor del tiempo y de la necesidad de gestionarlo correctamente, será difícil alcanzar el éxito.

Con la misma carga de trabajo, hay personas que consiguen dejar todo su trabajo finalizado y otras no. Para poder ser del primer grupo, os dejo unos consejos de mejora de productividad personal generales y aplicables a la mayoría de empleos.

  1. Planifica. Dedica los primeros 30 minutos de tu día laboral a organizar tu agenda. Algunas personas prefieren dedicarle el final de la jornada para planificar el siguiente día, cualquiera sea tu elección, mantiene el hábito.
  2. Prioriza tus actividades. ¿Qué es lo urgente?¿ Qué es lo importante? En general confundimos lo urgente con lo importante y terminamos apagando incendios.
  3. Crea una rutina. Una rutina establecida nos evita perder el tiempo pensando que vas a hacer ahora, muy importante si trabajas por tu cuenta que es cuando tendemos a perder más el tiempo dando vueltas.
  4. Toma notas. A veces las ideas saltan en los momentos más inesperados, no las anotamos y luego nos desesperamos por tratar de recordar esa idea que nos había parecido tan genial.
  5. Ejercita tu mente. En tus tiempos libre juega ajedrez, sudoku o póker. Estas actividades te ayudarán a entrenar tu mente para enfocarte.
  6. Adapta tu entorno. Procura que tu oficina sea un espacio agradable que te motive a trabajar. Decora, agrega iluminación (natural y artificial), plantas, etc. Un lugar ordenado tiene más posibilidades de brindar paz a nuestra mente. Ni perderemos tiempo buscando documentos que están todos desparramados, ni nuestra mente se distraerá vagando sobre un escritorio desordenado.
  7. Aprovecha la tecnología disponible. Descarga apps que te permitan organizar tus tareas y sincronizarlas a través de los diferentes dispositivos que uses (tablet, desktop, smartphone).
  8. Respeta las pausas necesarias para poder despejarte y retomar le trabajo con fuerzas renovada
  9. Evita la procastinación. «No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy». En otras palabras, si ves que una tarea te llevará menos de dos minutos, hazla al momento
  10. Muestra siempre una actitud positiva y aléjate del mal humor. Los comportamientos negativos, las quejas y los rumores intoxican el ambiente de trabajo y repercuten en una mala ejecución.
  11. Diversifica tareas. Otra buena opción para no dispersarse es ponerse a hacer otra cosa distinta cuando se esté empezando a perder la concentración. Es la mejor manera de seguir avanzando.
  12. Acepta tus errores y aprende de ellos. Todos los cometemos en alguna ocasión, por mucho que nos pueda molestar reconocerlo. Pero las personas que se queden atrapadas en ellos y no sean capaces de aceptarlos verán su productividad bastante disminuida. Errar es humano y es una oportunidad para aprender.
  13. Resulta de interés formarse de manera continuada, aprendiendo sobre el ámbito en el que estemos trabajando aunque no se nos requiera.
  14. Al trabajo se va a trabajar. Debes evitar dispersarte en distracciones como charlas intrascendentes con compañeros, distendidas conversaciones telefónicas, chats, Facebook o consultas extralaborales en internet

La intensidad en el trabajo.

La intensidad en el trabajo.

Frases como: “para lo que me pagan, mucho que hago”, “ da igual si trabajo más, los otros tampoco se esfuerzan”, “tu no digas nada, pero por hoy, no haré nada más”, “… creo que todos las hemos oído por desgracia, en nuestro entorno laboral.

La intensidad consiste en la velocidad o el ritmo al que se realiza el trabajo y tiene por efecto lograr más unidades de bienes o servicios dentro de un periodo dado; en el ámbito laboral, dentro de la jornada de trabajo establecida.

Y es que estar en el trabajo no es lo mismo que trabajar. No entiendo a la gente que va a medio gas en sus empleos, la intensidad es lo que diferencia al que puede, del que quiere y para mi es la única manera de lograr metas, crecer y avanzar.

Procuraré contar los motivos, por los cuales creo, que siempre se tiene que dar el máximo:

  • ¿Hasta cuándo? Para mi es una pregunta muy importante. Hasta cuando crees que la baja implicación y el bajo rendimiento actual te van a servir para mantener el empleo o las condiciones laborales actuales. Que un trabajador no sea despedido, no significa que la empresa no sepa que está rindiendo por debajo de su nivel, simplemente a veces, por estrategia o situación, no es una prioridad, realizar esta acción.
  • Los resultados acompañan a quienes ponen todas las ganas en lo que hacen. Los que consiguen llegar más lejos en el trabajo, con su empresa, en el deporte o en la vida, son los que viven a diario la experiencia de trabajar al límite de sus fuerzas. La intensidad que le ponemos al trabajo, que no es lo mismo que ser adicto a él. No son las horas trabajadas, sino la dedicación, la fuerza y la pasión que le ponemos lo que define el nivel de resultados que alcanzamos.
  • La satisfacción del trabajo bien hecho. Esa sensación cuando has terminado el cometido, que estimula y reconforta, no tiene precio. Esa pequeña sonrisa de orgullo, ese pensar que al final los resultados serán buenos o malos, pero que lo hiciste lo mejor que pudiste. Y ese tiempo que pasaste absorto en esa tarea, y que disfrutaste como un enano, no te lo podrán quitar jamás.
  • La competencia nos impone cada vez más trabajar con intensidad. El mercado laboral está lleno de gente aguerrida, innovadora, ambiciosa y con hambre de éxito. Trabajar con intensidad es la única manera de brillar, sobresalir, diferenciarnos y, sobre todo, dejar a la competencia atrás. 
  • La energía que genera el trabajo intenso es contagiosa, inspira, motiva y estimula a los demás a dar también lo mejor de sí mismos, creando un círculo virtuoso que le facilita al equipo lograr resultados excepcionales, innovar e incluso transformarse cuando es necesario. 
  • La reputación de un profesional parte del boca a boca que construye su marca y le trae más trabajo y atrae más clientes. Nada impacta más positivamente la marca personal que trabajar con excelencia, generar resultados sobresalientes y agregar valor. Y eso solamente se consigue evitando cualquier esbozo de complacencia o mediocridad. Una persona que trabaja a medias, nunca será un buen candidato, compañero, jefe o emprendedor y aunque cambie de empresa o proyecto, pronto, volverá al mal hábito de no esforzarse, para terminar exactamente, en otro sitio, pero con la misma situación.
  • La responsabilidad de hacer un buen trabajo nos obliga a dejar de lado todo tipo de excusas y apatías que no conducen a nada. ¿Qué pasaría si el resto de empleados tampoco se esforzasen? Si esto pasara, ¿Tendrías empresa donde ir a no dar lo máximo? Piensa en ti, pero también en tus compañeros y en la empresa, solo saldrán todos ganando, con la intensidad adecuada.