Seguro que tú mismo o en tu entorno, tienes a alguien que se queja de la cantidad de emails que tiene que gestionar en un día. No hay duda, que una tratar de manera eficiente, esta problemática, nos dejará mucho más tiempo para otras tareas.

Vale la pena revisar costumbres i hábitos para ver si se puede mejorar.

Aquí os dejo unos consejos sobre cómo encararlo:

  • Fija unos momentos o espacios durante el día para revisarlo y cúmplelo. Revisar tu correo “una y otra vez” es improductivo, no conduce a nada y rompe cada dos por tres tu ritmo de trabajo
  • Antes de escribir un email, tómate unos segundos para decidir si es imprescindible hacerlo. Evita escribir correos que no aporten nada realmente importante.
  • Clasifica automáticamente con reglas o filtros y crea las carpetas necesarias.
  • Antes de enviarlo, léelo otra vez. Revisa el tono del mensaje, la gramática y la ortografía. Léelo en voz alta para ver cómo te suena.
  • Deja limpia la bandeja de entrada, te ayudará a hacer la tarea más llevadera, no se te descuidará ninguno y trabajarás de forma ordenada.
  • Contesta el email de acuerdo a la importancia no cronológicamentCréate carpetas comodín, donde dejar emails temporalmente. Podrían ser un ejemplo las carpetas:
    @Acción (mensajes para contestar o atender
    @Archivo ( tareas completadas para guardar historial )
    @Importante( los  correos verdaderamente vitales)
  • Si lo puedes contestar en un minuto, hazlo y quítatelo de encima
  • Utiliza respuestas prediseñadas
  • Emplea respuestas cortas y directas. Sé preciso en tus contestaciones. Que no haya de enviar correos para explicar correos.
  • Usa atajos de teclados. Según estudios, trabajar desde el teclado es un 50% más rápido que usar el ratón.
  • Aprende mecanografía. En esta era de ordenadores ya no hay excusa.
  • Cuida con los CC y CCO. La atención y el tiempo de los otros también tiene valor.
  • No discutas por correo electrónico. El e-mail no es el medio para gestionar emociones.
  • Crea listas de destinatarios para emails frecuentes. Evitarás olvidarte de alguien, introducir mal el email de algún destinatario y te ahorrará mucho tiempo.

Recuerda, gestionar el correo electrónico es una parte muy importante de tu trabajo y vida personal, por el tiempo, atención y energía que requiere.

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